MERANCANG SEBUAH KANTOR YANG NYAMAN

MERANCANG SEBUAH KANTOR YANG NYAMAN

A. Mendirikan Kantor

Perlengkapan kantor akan memberi kesan yang mendalam kepada para tamu. Kantor juga merupakan lingkungan kerja bagi para karyawan yang bekerja disana. Untuk menjalankan perusahaan secara efisien, anda harus memilih mebel dan perlengkapan yang tepat, mengatur tataletak dengan baik, dan mengupayakan terjadinya kerjasama di antara para karyawan. Sekaligus, sistem administrasi juga diperlukan untuk menjamin semua informasi mengalir dengan lancar dan mudah diambil.

B. Perencanaan dan Tataletak.

Idealnya, kantor dirancang sebelum anda memulai perusahaan baru anda karena akan lebih sukar merubahnya kemudian. Pertanyaan berikut ini akan membantu anda untuk merancang kantor anda:

· Pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dalam kantor ini? Ini merupakan hal yang paling penting. Pekerjaan yang akan dikerjakan dalam kantor itu akan menentukan perlengkapan dan mebel yang dibutuhkan dan luas ruangan yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan.

· Mebel dan perlengkapan kantor apa saja yang dibutuhkan? Ini harus dapat mencukupi kebutuhan untuk pekerjaan yang akan dilakukan disana.

· Berapa banyak karyawan yang akan bekerja disana? Anda harus mengetahui jumlah karyawan ini untuk menentukan jumlah perlengkapan kantor dan mebel yang dibutuhkan.

Kantor yang dirancang dengan baik akan dapat memanfaatkan secara maksimal ruangan yang ada dan menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan. Tataletak dapat direncanakan dengan menggunakan model kertas. Model ini harus menggunakan skala yang tepat; kertas grafik (milimeter) dapat digunakan untuk model lantai maupun untuk model mebel dan perlengkapan kantor. Peralatan yang sering digunakan harus mudah dicapai dan karyawan yang akan bekerjasama harus berdekatan tempatnya.

Sediakan cukup ruangan untuk bergerak di antara meja, untuk peralatan yang bisa dipindahkan dan untuk pintu-pintu. Meja-meja tidak boleh diletakkan ditempat yang berangin dan tidak boleh ada kabel-kabel di atas lantai. Meletakkan meja menghadap tembok akan menghemat ruangan dan menghindari kabel-kabel terserak dilantai. Usahakan meletakkan mesin yang bising seperti mesin fax dan printer ditempat yang tidak mengganggu. Sebagai patokan, volume ruangan (dalam keadaan kosong) dibagi dengan jumlah karyawan yang bekerja harus sebesar 11 m kubik. Ini masih tergantung pada jenis pekerjaan dan tata letak keseluruhan kantor. Anda dapat memilih untuk jenis kantor terbuka atau tertutup (untuk masing-masing karyawan), dan sediakan ruang pertemuan secukupnya. Penerangan sangat penting. Jumlah dan sumber cahaya alami harus dipikirkan dengan cermat; komputer harus ditempatkan di tempat yang tidak silau. Sumber dan tempat cahaya buatan (dari lampu-lampu) harus diatur untuk menjamin cukupnya penerangan.

Bagian penerima tamu adalah yang akan dilihat pertama oleh para tamu dan harus memberikan kesan yang baik. Kalau akan sering ada tamu, pertimbangkan untuk menyediakan ruang pertemuan di dekat bagian penerimaan tamu. Dekorasi tempat ini sangat penting dan harus ada mebel dan meja yang dapat digunakan oleh para tamu. Jumlah dan arah lalu lintas orang harus dipertimbangkan di bagian ini.

C. Perlengkapan kantor dan mebel

Perlengkapan kantor dan mebel merupakan investasi penting dan anda harus berhati-hati dalam memilih yang paling tepat. Anda harus mempertimbangkan penggunaan yang diharapkan dari mebel dan perlengkapan kantor itu, kesesuaiannya dengan yang akan menggunakannya, kekuatannya, ukurannya dan apakah tahan api. Anda perlu mengetahui peraturan perundangan mengenai hal ini.

a) Meja. Ukuran meja yang berbeda diperlukan untuk pekerjaan yang berbeda. Karyawan yang menjalankan mesin harus disediakan ruang untuk menjalankan mesin dan ruang untuk menulis.

b) Kursi. Kursi harus dapat disesuaikan untuk kenyamanan kerja.

c) Almari arsip (filing cabinets).Almari yang baik harus mempunyai pegas laci. Pada waktu laci dibuka, seluruh arsip harus terlihat.

d) Komputer. Komputer dapat menyederhanakan pekerjaan perkantoran dan menghemat waktu. Tugas seperti pembukuan, pembuatan naskah dan lain sebagainya mudah dilakukan dengan komputer.

e) Telepon dan fax. Telepon dan fax merupakan alat komunikasi bisnis yang penting. Biayanya yang tidak kecil mengharuskan anda untuk mengantisipasi kebutuhannya untuk mendukung perkembangan perusahaan. Untuk perusahaan perorangan, sebuah mesin kombinasi telepon dan fax dapat digunakan sebagai ganti dua mesin terpisah. Kalau perusahaan pasti akan berkembang menjadi besar, pilihlah sistem telepon yang dapat dikembangkan dengan menambah saluran keluar atau untuk tambahan sambungan ke dalam.

f) Mesin fotokopi. Mesin fotokopi dapat membuat salinan dokumen dengan cepat dan mudah. Perkirakan tingkat penggunaan dan kebutuhan masa depannya. Berpikirlah realistis; banyak perusahaan membeli mesin yang murah yang tidak dirancang untuk penggunaan yang intensif sehingga sering rusak.

g) Mesin perangko. Mesin ini akan mengurangi pekerjaan pemasangan perangko.

Banyak pabrik mebel menggunakan konsep ergonomi dalam merancang mebel. Ergonomi adalah suatu studi yang mencari hubungan antara lingkungan fisik dengan karyawan. Biasanya ini diterapkan dalam merancang kursi. Ini berarti kursi dapat sepenuhnya disesuaikan untuk kenyamanan bekerja. Mebel yang dirancang secara ergonomi menyangga dengan nyaman dan membuat lingkungan kantor yang sehat.

Download contoh Studi kelayakan Bisnis di : http://www.4shared.com/file/127810675/ae893887/SKB_VO_Resto__cafe.html

Bagi calon Investor yang berminat dapat menghubungi saya di email cukong_cute@yahoo.com / Hp 081325145356