BAGAIMANA MEMBUAT PENGENDALIAN PERSEDIAAN YANG EFEKTIF

BAGAIMANA MEMBUAT PENGENDALIAN PERSEDIAAN YANG EFEKTIF

A. PENGENDALIAN PERSEDIAAN.

Ada tiga unsur penting dalam pengendalian persediaan: apa yang dipesan, kapan memesan dan berapa banyak dipesan. Kelihatannya ini sederhana saja, tetapi memerlukan pemikiran yang sistematis dan memerlukan adanya prosedur yang baik agar pengendalian persediaan ini bisa dilaksanakan secara efektif.

Persediaan yang dimiliki sebuah perusahaan biasanya masuk ke dalam empat kelompok:

1) Bahan baku dan komponen. Bahan baku dan komponen disimpan untuk mendukung produksi. Persediaan ini bisa cukup banyak dengan tujuan: ketidak-pastian pasokan atau supply; perkiraan harganya akan naik; ketidak-pastian permintaan; adanya potongan harga kalau membeli dalam jumlah cukup besar; atau karena komponen diproduksi dan dikirim dalam jumlah yang sudah ditetapkan (tidak bisa dibeli eceran).

2) Barang dalam proses. Barang dalam proses (work in process) adalah istilah yang digunakan untuk persediaan barang yang belum jadi. Dalam proses produksi, persediaan ini diperlukan sebagai penyangga di antara tahapan proses, untuk menjamin agar berhentinya satu proses tidak akan menimbulkan gangguan pada proses berikutnya.

3) Barang jadi. Persediaan barang jadi diperlukan kalau permintaan dari pelanggan tidak diketahui dengan pasti tetapi setiap permintaan harus segera dipenuhi (misalnya persediaan suku cadang), kalau produksinya dalam jumlah tertentu sedangkan permintaannya lebih teratur, atau kalau satu pesanan penuh harus dipenuhi.

4) Barang yang habis digunakan (consumables). Consumables termasuk barang-barang seperti alat tulis kantor dan bahan bakar yang akan “dikonsumsi” perusahaan. Barang-barang ini harus disediakan sebagai persediaan karena, seperti juga bahan baku dan komponen, sangat penting untuk kelancaran perusahaan. Jumlah yang ada dalam persediaan harus memperhitungkan ketidak-pastian supply, perkiraan naiknya harga, ketidak-pastian kebutuhan penggunaannya, atau adanya potongan harga.

Mengapa harus mempunyai persediaan?

Pengendalian persediaan penting bagi perusahaan karena beberapa hal. Pengendalian yang cermat dapat mengurangi besarnya model kerja yang terikat dalam persediaan. Kalau uang tunai terikat sebagai persediaan maka perusahaan harus membayar bunga tambahan pada Bank atau akan menimbulkan biaya kehilangan peluang (opportunity cost) untuk digunakan untuk keperluan lain.

Melakukan perencanaan dan pemantauan tingkat persediaan dapat mencegah kesulitan karena kekurangan persediaan yang bisa menyebabkan berhentinya produksi, dapat menghemat uang dan menghindari hilangnya kepercayaan pelanggan karena kita tidak bisa memenuhi pesanannya. Nilai persediaan bisa naik atau jatuh karena inflasi atau karena barangnya tidak diperlukan lagi; perencanaan anda dapat memanfaatkan yang satu dan menghindari lainnya. Sebagian jenis barang yang disimpan mudah rusak (atau membusuk) dan memerlukan perputaran persediaan yang baik untuk menjamin FIFO (first-in-first-out = yang datang lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu) dan menghindari pemborosan.

Perputaran persediaan dan lama menyimpan persediaan

Manajemen harus mengetahui kecepatan penjualan dari persediaan. Perputaran persediaan yang tinggi akan meningkatkan keuntungan untuk bisnis tertentu. Sebagian bisnis, seperti toko buah-buahan, harus menyimpan produknya dalam waktu yang sependek-pendeknya, sedangkan bisnis lainnya, misalnya toko buku, dapat menyimpan produknya lebih lama. Teknik manajemen seperti Just In Time (JIT) atau ‘tepat pada waktunya’ bisa digunakan disini.

Menentukan dan mendapatkan sumberdaya.

Pengalaman, baik dari anda sendiri maupun dari tim anda, menjadi pertimbangan utama dalam membuat perencanaan keperluan sumberdaya. Bagaimana penggunaan sumberdaya itu di masa lalu harus menjadi pertimbangan, bersamaan dengan pengetahuan anda mengenai apa yang terjadi saat ini, rencana, kecenderungan dan pengaruh masa depan. Semua perencanaan harus konsisten dan terkait dengan tujuan perusahaan.

Ada baiknya untuk melakukan audit terhadap semua sumberdaya yang tersedia, baik dari luar maupun dari dalam organisasi anda. Tentukan apa yang tersedia dan juga tentukan jumlah dan kualitasnya. Menunjukkan penggunaan sumberdaya yang ada adalah langkah berikutnya setelah audit sumberdaya. Apabila sumberdaya itu tidak digunakan dalam perusahaan, maka sumberdaya itu tidak mempunyai nilai manfaat.

Pada waktu meminta sumberdaya, ingatlah untuk menekankan manfaatnya sebagai alasan anda memerlukan sumberdaya itu. Anda harus penuh harapan tetapi realistis, dan bersiaplah untuk melakukan negosiasi dan merubah rencana anda apabila perlu. Kalau anda tidak mendapatkan sumberdaya yang anda butuhkan, anda harus menjamin bahwa penyesuaian yang harus anda lakukan tetap akan dapat melaksanakan pekerjaan anda. Hal seperti ini akan sering terjadi, dan anda harus mendapatkan dukungan semua yang terlibat dalam proses itu.

Download contoh Studi kelayakan Bisnis di : http://www.4shared.com/file/127810675/ae893887/SKB_VO_Resto__cafe.html

Bagi calon Investor yang berminat dapat menghubungi saya di email cukong_cute@yahoo.com / Hp 081325145356