A. MANAJEMEN SUMBERDAYA
Manajemen didefinisikan sebagai “penggunaan sumberdaya yang efektif dan efisien untuk mencapai hasil dengan upaya orang lain”. Oleh karena itu manajemen atas sumberdaya adalah bagian penting dan terpadu dari manajemen yang efektif. Tujuan dari manajemen sumber daya adalah untuk membantu anda mencapai hasil dari perencanaan anda. Hal ini akan memudahkan anda untuk:
- menentukan sumberdaya yang diperlukan dan mencari dari mana mendapatkannya
- mengelola sumberdaya manusia secara efektif, sumberdaya fisik dan keuangan yang ada dibawah pengendalian anda
- memantau penggunaan sumberdaya; dan
- merencanakan mencapai hasil dalam batas-batas sumberdaya yang tersedia
B. APAKAH SUMBERDAYA ITU?
Banyak jenis sumberdaya yang tersedia bagi anda. Sebagian mudah didapat dan dikelola, sedangkan sebagian lain lebih sukar dan seringkali anda harus mengembangkan ketrampilan khusus. Anda dapat menggunakan dasar 6 M untuk memberi nama dan mengingat sumberdaya yang berbeda-beda yang tersedia bagi perusahaan:
1) Machinery (Mesin) – peralatan, komputer, mesin, dan lain sebagainya
2) Materials (bahan) – bahan baku, kertas surat, dan lain sebagainya
3) Methods (cara, metoda) – pengetahuan dan proses
4) Manpower (manusia, tenaga kerja) – orang
5) Money (uang) – keuangan
6) Minutes (menit) – waktu
Marilah kita lihat secara lebih rinci.
1) Mesin
Bagaimana anda akan menggunakan permesinan? Sistem apa yang anda punyai untuk memanfaatkan permesinan itu sebaik mungkin?
Misalnya anda mempunyai dua karyawan tetapi hanya ada satu komputer, yang keduanya membutuhkannya. Bagaimana anda membagi waktu bagi masing-masing karyawan bekerja pada komputer itu? Apakah yang seorang bekerja pagi hari dan yang lainnya bekerja siang hari? Ataukah yang seorang bekerja seharian dan besok giliran yang satunya bekerja seharian? Yang manapun baik saja asalkan keduanya mempunyai tugas yang sama (dan memperhitungkan kemungkinan ada tugas-tugas penting); tetapi bagaimana kalau kebutuhannya tidak sama? Terlebih lagi, bagaimana kalau mereka terhambat dalam bekerja karena komputernya sudah tua dan tidak efisien? Apa yang harus anda lakukan?
Perhatikan contoh lainnya: anda mempunyai lima mesin yang dapat bekerja 24 jam setiap hari, tetapi yang memerlukan 7 jam terus-menerus untuk pemeliharaan setiap minggu. Anda mempunyai dua tukang yang bertugas memelihara (tetapi mempunyai tugas lainnya juga) yang masing-masing bertugas dua shift untuk lima mesin dan shift ketiga untuk empat mesin. Bagaimana anda membuat rencana kerja mesin-mesin itu? Membuat kesalahan dalam merencanakan penggunaan mesin-mesin itu akan menyebabkan satu mesin menganggur pada satu shift, bersama dengan seorang operator mesin yang juga menganggur karena mesinnya sedang dalam proses pemeliharaan.
2) Material
Mengelola material dapat memberikan dampak langsung pada keuntungan perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat dalam persediaan, sebaliknya terlalu sedikit persediaan akan mengganggu kelancaran produksi karena kekurangan bahan baku. Hal ini bukan hanya memusingkan perusahaan manufaktur; perusahaan jasa yang kekurangan pena atau formulir pesanan, misalnya, atau sebuah perusahaan penyelenggara pelatihan yang kehabisan buku tulis atau kertas flip chart, juga akan mengalami kesulitan.
3) Metoda
Tingkat pengetahuan karyawan anda dan efisiensi proses merupakan dasar keberhasilan perusahaan anda. Penilaian secara teratur akan menentukan pelatihan dan sistem mutu yang dibutuhkan, ditunjang dengan kebiasaan membagikan informasi, pengalaman dan pendapat, akan memastikan semua proses itu berjalan sebagaimana mestinya. Anda harus bisa mengatasi kedua hal itu dengan benar.
4) Manusia
Ini bukan hanya berarti menentukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi juga termasuk kemampuan seorang manajer untuk melakukan pendelegasian tugas, dan penilaian kinerja dan memimpin tim bawahannya. Kemampuan komunikasi merupakan kunci.
5) Uang
Penting untuk menggunakan uang yang tersedia secara bijaksana. Kalau anda mempunyai anggaran untuk suatu proyek dan anda menghabiskan uang untuk hal-hal yang tidak penting, ini sama halnya seperti seseorang yang menghabiskan seluruh gajinya dalam waktu semalam saja, anda akan mempunyai terlalu besar proyek untuk uang yang tersedia (artinya anda akan kekurangan uang untuk menyelesaikan proyek itu).
Anda harus mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang berguna. Ini bisa berasal dari dalam maupun luar organisasi. Penggunaan ukuran kinerja yang diterima secara umum memungkinkan anda untuk membandingkan kinerja perusahaan anda dengan perusahaan lain. Anda juga harus menggunakan cara pendanaan alternatif lainnya dan membandingkan posisi dan kinerja saat ini dari cara-cara yang berbeda itu. Lakukanlah hal ini untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
Pada waktu melakukan peninjauan kembali atas penggunaan sumber keuangan, bertindaklah cepat terhadap masalah-masalah keuangan yang ditemukan.
6) Waktu
Mengelola waktu anda secara efektif akan membebaskan anda masalah sering terlambat, selalu tidak dapat memenuhi deadline atau tenggat waktu dan selalu merasa mempunyai beban kerja yang berlebihan. Meluangkan waktu yang cukup sekarang untuk mengembangkan ketrampilan dalam pengelolaan waktu yang efektif akan memberikan manfaat dikemudian hari karena anda dapat menghasilkan lebih banyak dalam waktu yang lebih pendek.
C. PERENCANAAN KAPASITAS
Marilah kita berlatih menyusun perencanaan kapasitas. Tujuan perencanaan kapasitas adalah untuk menentukan berapa banyak kapasitas yang tersedia untuk memproduksi sejumlah barang atau berapa jam dibutuhkan untuk melaksanakan jasa pelayanan. Hal ini penting, misalnya, kalau anda akan menerima pesanan tambahan dan anda ingin tahu apakah anda masih mempunyai kapasitas (baik orang maupun mesin) yang mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan itu tepat pada waktunya. Kebalikannya, anda ingin tahu berapa banyak barang yang akan diproduksi dengan sisa kapasitas yang tersedia.
Perencanaan Karyawan
Langkah dasar adalah sebagai berikut:
ü buatlah prediksi penjualan dan rencana tingkat produksi kedepan
ü buatlah perkiraan jumlah dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan
ü tentukan siapa yang akan melakukan pekerjaan ini dan apakah diperlukan pelatihan untuk meningkatkan ketrampilannya
ü laksanakan rencana dan tinjaulah keberhasilannya
Perencanaan karyawan harus dihubungkan dengan proses perencanaan strategis yang lebih luas. Rencana pengisian jabatan dikembangkan dari prediksi jangka panjang dari pengembangan penjualan dan kebutuhan tambahan kapasitas orang untuk mendukung penjualan itu. Bermacam-macam jenis pekerjaan harus ditentukan dan dihitung. Kemudian biayanya bisa diperhitungkan untuk menyusun anggaran dan cara pendanaannya direncanakan. Rencana dibutuhkan untuk jangka panjang (misalnya lima tahun), untuk tahun depan (berhubungan dengan anggaran tahunan), dan mungkin untuk rencana bulanan yang menunjukkan arus kas (sesuai prediksi).
Contoh : Proyek North East (PNE)
Salah satu tim dalam perusahaan PNE mempunyai kontrak untuk menyelenggarakan serangkaian kursus pelatihan. Kalau seluruh kursus itu dilaksanakan maka total akan memerlukan 220 hari kontak langsung. Dengan campuran program baru dan yang lama, diperkirakan tambahan 130 hari untuk mempersiapkannya. Sebagian dari peserta kursus itu berharap untuk mendapat sertifikat nasional. Diperlukan tambahan waktu 200 hari untuk bimbingan dan penilaian tambahan untuk ujian sertifikasi. Semua ini berjumlah 550 hari. Dengan memperhitungkan hari libur maka setiap pelatih mempunyai waktu 228 hari. Dengan demikian ditunjukkanlah 3 orang pelatih yang dapat menyediakan 684 hari. Ini membuat sisa 134 hari untuk membuat proposal baru, mengganti hari sakit, melakukan administrasi internal dan pemasaran. Tentu saja, kursus pelatihan itu harus ditawarkan dengan harga yang dapat menutup hari tambahan itu.
Rasio kapasitas dapat juga digunakan untuk mesin – karena jumlah mesin lebih terbatas dibandingkan jumlah orang. Kalau ada batasan maksimum untuk ketersediaan mesin – satu mesin, misalnya, tersedia untuk 132 jam per minggu dan membutuhkan 12 jam untuk perawatan (asumsinya bekerja 24 jam sehari). Ini adalah batasan mutlak untuk setiap perusahaan. Memantau jadwal keseluruhan akan membantu anda dalam menentukan tanggal penyerahan dan mungkin dapat memperhitungkan waktu kosong di mana anda dapat memasukkan pekerjaan tambahan atau menggunakan waktu itu, misalnya, untuk menyiapkan brosur promosi berikutnya.
Kalau anda akan menggunakan Gantt chart, mudah untuk menambahkan histogram sumberdaya, misalnya, untuk menunjukkan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk setiap bagian dalam proses.
Orang | Bulan | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
8 | ||||||||
7 | ||||||||
6 | ||||||||
5 | ||||||||
4 | ||||||||
3 | ||||||||
2 | ||||||||
1 | ||||||||
Histogram lain dapat dibuat untuk menunjukkan kebutuhan sumberdaya keuangan selama jalannya proyek.
D. MEMPERKIRAKAN KEBUTUHAN PEKERJAAN DI MASA DEPAN
Sebagai tambahan dalam memperkirakan tingkat penjualan di masa depan, dibutuhkan juga informasi mengenai bagaimana melaksanakan pekerjaan, siapa yang akan melakukan itu dan pilihan apa yang bisa dipertimbangkan untuk melakukan perubahan.
a) Menganalisa Pekerjaan
Langkah pertama adalah memperjelas unsur-unsur dari tugas utama dan menentukan berapa jumlah pekerjaan untuk melaksanakan itu. Jangan membuat terlalu banyak asumsi mengenai apa yang dilakukan orang dan bagaimana cara mereka melakukan pekerjaan itu. Karyawan sendiri lebih tahu apa yang seharusnya mereka lakukan. Tugas kecil saja mungkin memerlukan waktu lebih lama dari perkiraan anda. Tugas lain bisa saja sangat membosankan yang akan sangat mempengaruhi efektifitas dan kepuasan kerja. Walaupun “penelitian kerja” yang ilmiah dapat dilaksanakan (akan dibahas kemudian), pembahasan secara informal dan mengadakan rapat dengan tim akan lebih baik dalam melihat bagaimana sebuah tugas dapat dilaksanakan.
b) Memperkirakan Tambahan Beban Kerja
Tingkat produksi yang dibutuhkan dapat dihitung dari prediksi penjualan. Ini kemudian harus ditunjukkan sebagai kebutuhan orang. Tentu saja, jumlah orang yang dibutuhkan akan meningkat sesuai dengan peningkatan beban kerja; misalnya pekerjaan yang meningkat dua kali (biasanya) memerlukan dua kali jumlah orang. Ada baiknya membuat perkiraan berdasarkan kebutuhan untuk membuat satu produk (seringkali disebut Metoda Beban Kerja). Kebutuhan kerja untuk membuat satu unit kemudian dibagi-bagi ke dalam bagian-bagian produk dan masing-masing diberi angka yang menunjukkan waktu. Ini kemudian dikalikan dengan jumlah produk yang akan dibuat yang menghasilkan jumlah kerja total untuk setiap jenis.
Jenis pekerjaan | Waktu/unit | @180/bulan | @200/bulan |
Perakitan | 1,0 | 180 jam (24 hari) | 200 jam (26,6 hari) |
Pengujian | 0,4 | 72 jam (9,6 hari) | 80 jam (10,6 hari) |
Pengemasan | 0,2 | 36 jam (4,8 hari) | 40 jam (5,3 hari) |
c) Menghubungkan Tugas Dengan Peran Perorangan
Membuat penyesuaian untuk peran setiap perorangan (individu) dapat menjadi sangat rumit. Kalau ada suatu tim besar yang bekerja pada bermacam-macam proyek, perubahan pada suatu faktor dapat berdampak besar. Anda memerlukan cara yang sederhana untuk melihat siapa melakukan apa, dan kemudian pada apa yang terjadi kalau terjadi perubahan, dan bagaimana hal ini berkembang pada suatu kurun waktu. Penggunaan spreadsheet komputer baik digunakan disini.
Sebuah cara untuk ini adalah dengan membuat matriks yang memperlihatkan hubungan antara individu dengan bidang kerja khusus. Sebagai contoh, dengan menggunakan rata-rata 18 hari kerja (memperhitungkan hari sakit dan hari libur) untuk setiap bulan untuk setiap pekerja full time, tabel dibawah ini menunjukkan bagaimana pekerjaan (dalam hari) dibagikan kepada masing-masing karyawan, untuk tingkat kegiatan dalam bidang tertentu.
Jenis pekerjaan | Total | Fred | Jim | Carol | Janet | Joan | Mike |
Penjualan & Administrasi | 18 | 3 | 12 | 3 | |||
Penelitian | 47 | 4 | 15 | 16 | 6 | 6 | |
Edit/Baca Ulang | 28 | 2 | 2 | 12 | 12 | ||
DTP | 15 | 15 | |||||
Total hari/bulan | 108 | 18 | 18 | 18 | 18 | 18 | 18 |
d) Program Linear
Sejumlah perusahaan berada dalam posisi untuk memproduksi campuran barang, misalnya meja dan kursi, tetapi jumlah masing-masing barang yang dapat dibuat dibatasi oleh jumlah mesin yang dimiliki. Bagaimana cara untuk mendapatkan keuntungan yang optimal dalam memproduksi campuran barang seperti ini?
Batasan dapat berupa:
· tingkat permintaan untuk suatu barang atau jasa tertentu
· jumlah mesin atau karyawan yang tersedia
· bahan baku yang tersedia
Teknik pemecahan masalah yang menggunakan angka-angka disebut teknik kuantitatif. Salah satu teknik kuantitatif adalah Program linear. Teknik ini digunakan untuk menghitung penggunaan yang optimal dari sumberdaya yang ada Di mana hubungan di antara tujuan dan keterbatasan sumberdaya itu bersifat linear, artinya, keduanya berhubungan langsung. Sebagai contoh, jumlah produk yang dihasilkan bergantung langsung pada kapasitas mesin.
Contoh: Tukang kayu Kris
Kris adalah tukang kayu yang membuat dua produk standar: kusen jendela dan pintu. Keduanya membutuhkan dua proses: penggergajian dan pengamplasan. Kris mempunyai sebuah mesin gergaji dan satu mesin amplas. Menggergaji sebuah pintu membutuhkan waktu 12 menit dan sebuah kusen jendela 36 menit. Mengamplas sebuah kusen jendela dan sebuah pintu sama-sama membutuhkan waktu 18 menit.
Jumlah waktu mesin yang tersedia sekarang ini adalah 60 jam (atau 3600 menit) per minggu untuk setiap mesin. Kalau Kris membuat sebanyak P unit pintu dan K unit kusen jendela, maka: 12P + 36K < 3600 (artinya, jumlah waktu total untuk menggergaji baik pintu maupun kusen jendela tidak boleh lebih dari 3600 menit). Demikian juga: 18P + 18K < 3600
Jumlah waktu mesin yang tersedia sekarang ini adalah 60 jam (atau 3600 menit) per minggu untuk setiap mesin. Kalau Kris membuat sebanyak P unit pintu dan K unit kusen jendela, maka: 12P + 36K < 3600 (artinya, jumlah waktu total untuk menggergaji baik pintu maupun kusen jendela tidak boleh lebih dari 3600 menit). Demikian juga: 18P + 18K < 3600
Misalkan tidak ada batasan untuk jumlah yang bisa dijual untuk setiap produk, Kris ingin memproduksi keduanya untuk mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya. Kalau keuntungan yang diperoleh dalam menjual sebuah pintu adalah $40 dan untuk kusen $30, maka Kris harus memaksimalkan: 40P + 30K
Perhitungan ini seringkali dilakukan dalam komputer, tetapi setiap persamaan bisa juga digambarkan dalam bentuk grafis. (Untuk setiap persamaan, pertama-tama buatlah P sama dengan nol dan hitunglah nilai untuk K, lalu buatlah K sama dengan nol dan hitung besarnya P. Ini akan menunjukkan titik akhir dari setiap garis.)
Jumlah pintu dan kusen jendela yang dapat dibuat Kris harus terletak di dalam bagian yang berada di bagian dalam yang dibatasi oleh dua garis itu.
Keuntungan maksimal biasanya adalah salah satu dari titik temu: dalam hal ini kita hitung keuntungan kalau Kris membuat 100 pintu dan tidak membuat kusen (untung $4000), tidak membuat pintu dan membuat 200 kusen jendela (untung $6000) dan membuat 50 kusen jendela dan 150 pintu (untung $7500). Jadi mudahlah kita memilih kombinasi berapa yang akan diproduksi untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Di samping itu kita juga dapat membuat plot garis-garis keuntungan, seperti garis putus-putus dalam gambar di atas yang menunjukkan keuntungan sebesar $4000. Garis ini akan merupakan garis sejajar. Titik yang dibatasi oleh garis keuntungan yang terjauh dari titik nol akan menunjukkan keuntungan maksimal dan kombinasi jumlah pintu dan kusen jendela yang dibuat.
Program linear untuk lebih dari dua variabel tidak mungkin digambarkan secara grafis, tetapi tersedia program komputer dengan kemampuan tinggi yang dapat digunakan untuk membantu kita. Permasalahan Program linear dapat dipecahkan secara aljabar, misalnya, dengan menggunakan teknik “metoda simple x”. Salah satu penggunaan metoda simple x adalah untuk memecahkan permasalahan transportasi atau distribusi.
Bayangkan, misalnya, anda menjalankan bisnis hantaran, atau memproduksi barang yang harus anda antarkan sendiri sampai toko pengecer ke seluruh penjuru negara. Data dapat disiapkan untuk menunjukkan permintaan dari setiap tujuan yang dipasok dari lokasi pendistribusian. Tujuannya adalah untuk menentukan jalur yang mungkin untuk menekan biaya distribusi sampai sekecil-kecilnya. Tidak ada tempat untuk menjelaskannya disini, tetapi banyak buku yang menguraikannya secara rinci.
E. EFISIENSI SUMBERDAYA
Efisiensi biaya dari sumberdaya yang tersedia merupakan faktor kunci dalam pertimbangan. Empat hal yang harus dilihat:
- economies of scale = makin banyak memproduksi maka biayanya makin rendah
- biaya supply
- rancangan produk dan proses
- pengalaman masa lalu
Anda juga harus meninjau kembali bagaimana barang atau jasa anda memenuhi keinginan pembeli.
Penggunaan Sumberdaya secara Efektif Kualitas sumberdaya yang ada dalam pengaturan anda merupakan pertimbangan utama; anda harus hati-hati untuk memantau kualitasnya secara teratur untuk menjamin kepastian supply. Anggota lain dalam tim anda harus didorong untuk menerima tanggung-jawab dalam melaporkan setiap kali terjadi penurunan kualitas atau penggunaan sumberdaya.
Sejalan dengan pemantauan kualitas, anda harus memantau penggunaan sumberdaya terhadap rencana yang ada. Kalau terlalu banyak sumberdaya digunakan, Di mana masalahnya? Dengan anggapan bahwa rencana anda itu sudah benar, dan kualitas bisa diterima, maka pasti ada faktor lain yang menjadi sebabnya (misalnya kelalaian karyawan). Kalau anda menggunakan lebih sedikit sumberdaya dari perkiraan anda semula, apakah kualitas produk akan terpengaruh?
Kalau ada perbedaan yang mencolok antara perencanaan dan yang terjadi atas penggunaan sumberdaya, maka perlu dilakukan tindakan koreksi. Tindakan ini dapat berupa :
- merubah proses
- merubah cara penggunaan sumberdaya
- melakukan negosiasi pembagian sumberdaya
Anda harus selalu waspada untuk melihat peluang untuk meningkatkan penggunaan sumberdaya dan melaksanakan perubahannya sesegera mungkin. Juga, buatlah catatan yang akurat; temukan permasalahan sesegera mungkin, itu semua akan membantu anda dalam membuat perencanaan sumberdaya di masa depan.
F. KESIMPULAN
Perencanaan dan manajemen sumberdaya adalah bagian penting dalam perencanaan strategis dan dalam melaksanakan rencana perusahaan. Ini didukung oleh beberapa alat perencanaan, termasuk anggaran, prediksi dan rencana keuangan, dan teknik perencanaan proyek. Keputusan yang diambil mempunyai dua sisi: Bagaimana cara kita mengalokasikan sumberdaya yang ada; dan bagaimana sumberdaya ini diserahkan bagi yang membutuhkannya? Tambahkan pada kedua hal ini unsur pengendalian kinerja dan manajemen yang efektif terhadap sistem informasi, dan anda akan mendapatkan sumberdaya yang efektif.
0 comments:
Post a Comment