BAGAIMANA CARA MELAKUKAN PENGUKURAN PEKERJAAAN

BAGAIMANA CARA MELAKUKAN PENGUKURAN PEKERJAAAN

A. Penelitian Kerja

Penelitian kerja adalah penelitian efisiensi. Penelitian ini mencakup pengukuran waktu dan membuang pemborosan dalam sistem kerja. Penelitian kerja adalah pemeriksaan yang terstruktur mengenai pekerjaan, dengan memperhatikan semua aspek yang dapat mempengaruhi efisiensi kinerja. Dari sini dibuatlah solusi untuk menghemat waktu dan uang.

Ada dua sisi dari penelitian kerja – penelitian cara kerja (method study) dan pengukuran kerja (work measurement). Kalau digunakan dengan benar keduanya dapat membantu manajer untuk menggunakan sumberdaya sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan perusahaan. Walaupun proses pengamatan, analisis, pengukuran dan pencatatannya dilakukan selama kegiatan itu dijalankan, bisa saja ini dilakukan untuk merancang suatu pekerjaan sebelum dilaksanakan.

B. Penelitian Cara Kerja (Method Study)

Penelitian ini mempelajari urutan kejadian di dalam sebuah pekerjaan atau tugas. Suatu pekerjaan mungkin sudah dilakukan dengan suatu cara tertentu selama bertahun-tahun. Tetapi apakah cara ini merupakan cara yang paling efisien untuk melaksanakan pekerjaan itu? Apakah ada bagian dari pekerjaan itu yang bisa dihilangkan? Apakah pekerjaan ini harus dikerjakan sama sekali? Periksalah secara obyektif, apakah pemborosan waktu, ketrampilan, dan bahan baku (yang semuanya memerlukan uang) bisa dikurangi? Walaupun umumnya dianggap hanya diperlukan oleh industri berat dan rekayasa, penelitian kerja juga relevan untuk semua pekerjaan atau bagian dari suatu pekerjaan. Penelitian kerja dapat digunakan untuk:

· mencegah permasalahan sebelum terjadi, (misalnya, pada waktu merencanakan pabrik baru, atau toko atau kantor baru, atau membeli mesin baru, penelitian kerja dapat digunakan untuk mencegah kesalahan sistem baru itu.

· Menyempurnakan sistem dan cara kerja yang sekarang ada, dan

· Memecahkan masalah khusus, misalnya pemborosan yang besar, karyawan yang kelelahan dalam melakukan pekerjaan, atau tata letak kantor atau pabrik yang tidak efisien.

Masalah yang dipecahkan adalah masalah yang “terbuka”. Ini berarti para analis harus pertama-tama menentukan apa masalah itu, kemudian, dari informasi dan fakta yang tersedia, memilih mana yang relevan untuk masalah itu. Tidak dilakukan pengukuran apapun seperti dalam pengukuran kerja. Ini membuat situasinya menjadi lebih rumit tetapi juga terbuka untuk interpretasi yang subyektif.

Dalam penelitian cara kerja, anda menanyakan pertanyaan: Apa, Mengapa, Kapan, Bagaimana, Di mana dan Siapa. Mulailah dengan situasi sekarang dan kemudian carilah alternatif untuk setiap tahap. Jangan dengan segera menolak usulan yang dirasa tidak bisa dilaksanakan, usulan ini bisa menjadi gagasan yang baik untuk menghemat sumberdaya dalam jangka panjang. Tahapan itu meliputi:

1. Memilih bidang penelitian

2. Menentukan masalah yang harus dipecahkan

3. Mencatat semua fakta yang relevan

4. Memeriksa semua fakta itu

5. Mengembangkan pilihan cara baru/disempurnakan

6. Memilih cara yang terbaik

7. Menginformasikan cara baru ini kepada semua yang terlibat

8. Melaksanakan cara baru itu

9. Menyempurnakan cara baru itu

Dalam praktek, tahapan-tahapan ini tidak dapat dipisahkan dengan mudah; misalnya fakta yang relevan mungkin akan muncul kemudian pada waktu diselidiki.

Usulan yang dihasilkan dari penelitian cara kerja bisa langsung mudah dipahami, misalnya menempatkan mesin yang saling berhubungan berdekatan satu dengan lainnya dalam suatu tata letak sesuai dengan aliran pekerjaan sehingga para pekerja tidak perlu bergerak terlalu jauh. Usulan itu juga bisa sangat rumit, mengharuskan dibuatnya rancangan baru untuk barang diproduksi atau sistem produksi yang sama sekali baru yang bekerja lebih baik sehingga dapat menghemat sumberdaya dalam jangka panjang. Di samping itu, beberapa perubahan bisa dilakukan, tergantung situasi masa depan – misalnya, ada bahan baku baru yang bisa meningkatkan kinerja atau menghemat biaya, atau pemasaran produk akan jatuh.

C. Pengukuran Kerja (work measurement)

Pengukuran kerja adalah sisi lain dari penelitian kerja. Penelitian ini memeriksa lamanya mengerjakan suatu tugas, dan berapa sering harus dilaksanakan. Lagi-lagi, penelitian ini dapat digunakan untuk banyak macam tugas. Dari pemeriksaan itu dapatlah dinilai waktu yang optimal (atau yang masuk akal) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu. Usulan yang dihasilkan dari penelitian ini harus masuk akal.

Pengukuran kerja seringkali dianggap sebagai cara untuk mempercepat kerja seorang pekerja. Namun demikian, tujuannya bukanlah mempercepat kerja tetapi meningkatkan produktivitas, dan ini dapat ditingkatkan dalam prosentase yang lebih besar daripada meningkatkan kecepatan kerja. Produktivitas dapat ditingkatkan dari tiga hal: kecepatan kerja, cara kerja, dan penggunaan sistem kerja.

Penggunaan khusus pengukuran kerja meliputi:

· Merencanakan tugas dalam hubungannya dengan aspek lain proses manufaktur secara keseluruhan, atau dengan pekerjaan masing-masing karyawan

· Menetapkan cara pengupahan

· Membandingkan beberapa cara bekerja

· Menghitung berapa jumlah karyawan dibutuhkan

· Menetapkan beban kerja untuk para pekerja

· Menghitung biaya memproduksi, misalnya dalam proses penentuan harga jual

D. Langkah-langkah Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja mencakup masalah-masalah yang ‘tertutup’ (jelas batasannya) dan bertujuan untuk mencari solusi atas masalah itu. Ini merupakan proses yang lebih terstruktur, tidak menyediakan peluang untuk dipengaruhi oleh si pengamat, fakta dan informasi yang akan digunakan oleh para analis dapat diusahakan sebelum penelitian itu dilaksanakan.

Penelitian ini menuntut perhatian pada hal-hal kecil, dan pencatatan yang akurat atas hasil observasinya. Kerja dibagi dalam rangkaian tugas. Tugas-tugas ini juga dibagi-bagi ke dalam bagian yang lebih kecil. Kemudian bagian terkecil dari pekerjaan ini dianalisa dan diukur secara terpisah satu dengan lainnya, kemudian disatukan kembali.

Pengukuran dapat dilakukan dengan stop watch, tetapi pekerjaan yang diukur harus jelas saat mulai dan saat selesainya sehingga anda tahu apa yang harus diukur. Pekerja yang diamati harus diberitahu mengenai penelitian ini dan dijelaskan apa maksudnya.

Analisa harus berada pada suatu tempat di mana mereka dapat melihat prosesnya secara jelas tanpa mengganggu pekerja yang melakukan pekerjaannya. Kalau mereka menjalankan prosedurnya dengan baik, mereka akan menganggap prosesnya tidak efisien dan harus dilakukan penelitian cara kerja (walaupun pengukuran waktu tetap harus dilakukan sampai cara kerjanya dirubah).

Pekerjaan yang diukur harus dibagi-bagi ke dalam bagian yang terkecil dan masing-masing mempunyai saat yang jelas untuk mengetahui kapan mulai dan kapan selesainya.

E. Kelemahan Penelitian Kerja dalam Praktek

Penelitian kerja mudah untuk dipelajari, dan dapat diterapkan pada banyak situasi. Namun demikian ada bahayanya untuk langsung menerima saja solusi pertama, dan tidak mau menunggu sampai adanya solusi yang paling efektif yang seringkali memerlukan waktu lebih lama lagi.

Pekerjaan ringan dan bervariasi tidak memerlukan waktu tambahan untuk menghilangkan capai atau untuk beristirahat. Pekerjaan fisik yang berat (atau pekerjaan yang dilakukan dalam kondisi yang sulit, misalnya dalam ruangan yang sangat panas) mungkin memerlukan waktu tambahan untuk beristirahat. Pengamat harus memasukkan waktu tambahan ini dalam penelitian pengukuran kerja (disebut allowance time).

Keberadaan orang yang melaksanakan penelitian ditempat kerja akan mempengaruhi situasi kerja. Kalau seorang pekerja sadar dirinya diamati, dicatat, dinilai atau dianalisa, mereka akan merubah perilakunya, misalnya dengan mempercepat cara kerjanya selama penelitian itu berlangsung.

Hal ini akan mempengaruhi persepsi analis mengenai berapa waktu yang ‘benar’ untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau bahkan mungkin akan menimbulkan kesalahan. Prosesnya dapat diikuti apa adanya. Walaupun seorang analis dapat memperhitungkan waktu tambahan yang timbul karena ‘pengaruh pengamat’ ia hanya dapat melihat pengaruhnya dalam bentuk waktu dan pola kerja. Penelitian kerja membutuhkan interaksi di antara pekerja dan analis, tanpa mempengaruhi hasilnya. Wawancara dan pengamatan selalu subyektif sifatnya. Cara-cara yang berbeda yang diperlukan dalam pengukuran kerja dan penelitian cara kerja berarti perusahaan memerlukan dua orang untuk melakukan penelitian itu.

Biasanya lebih sulit untuk melakukan pengukuran pekerjaan yang terutama menggunakan ‘kemampuan otak’ dibandingkan dengan pekerjaan fisik – bagaimana anda menentukan waktu istirahat yang diperlukan? Bagaimana anda mengukur berkurangnya konsentrasi?

Penelitian kerja tidak pernah sepenuhnya bersifat analitis, karena setiap orang akan menilai suatu situasi dengan membawa kekuatan dan kelemahannya sendiri; mereka akan memilih sejumlah fakta tergantung pada latar belakang pendidikannya.

Mereka yang diamati juga harus mempunyai pengalaman yang cukup dalam pekerjaan yang dilakukannya. Dalam penelitian kerja, pengamat biasanya akan menilai pekerja berdasarkan suatu ‘standar’ kinerja yang dipercayainya sendiri.

F. Sistem Pelacakan Waktu

Banyak perusahaan (misalnya perusahaan konsultan manajemen, notaris, perancang, teknisi, perangkat lunak, auditor, arsitek) menggantungkan penjualan jasanya pada kemampuan para karyawannya. Biaya terbesar yang harus dilacak adalah waktu yang diperlukan para karyawan ini bekerja bagi pelanggannya. Konsultan yang bekerja sendiri (free lance) akan menghitung pembayaran jasanya berdasarkan jumlah jam atau hari yang dihabiskan dengan nasabahnya. Prosesnya menjadi lebih rumit kalau jumlah nasabah makin bertambah dan jumlah staf juga bertambah. Cara pembayaran jasa berdasarkan waktu juga harus disesuaikan dengan tingkat keahlian staf. Dalam perusahaan seperti itu, penting sekali untuk dapat menghitung waktu kerja para stafnya. Ini akan menjamin biaya dan perkiraan waktunya secara tepat, dan membantu menemukan cara-cara yang tidak efisien dan untuk membuat penilaian kinerja karyawan. Pelacakan waktu juga membantu manajer proyek untuk memantau kemajuan proyek dalam kurun waktu yang teratur.

a) Menerapkan sistem pelacakan waktu

Setiap sistem pelacakan waktu bergantung pada kemampuan (dan kemauan) karyawan untuk memantau dan mencatat waktu yang digunakannya sendiri. Para karyawan harus memahami manfaat dari pelacakan waktu. Kadang-kadang sulit untuk menerapkan sistem pelacakan waktu yang dapat bekerja dengan baik. Para konsultan sudah terbiasa dengan kebebasan yang besar dalam bekerja dan seringkali mereka memandang sistem pelacakan waktu sebagai suatu tuntutan yang mengganggu. Sistem itu harus mudah digunakan, kalau tidak sistem ini hanya akan dipandang sebagai pemborosan waktu. Rancanglah sistem ini dari sudut pandang para individu. Bahaslah apa kebutuhan mereka. Merekalah yang akan menggunakan sistem ini. Hubungilah asosiasi perusahaan sejenis atau teman di perusahaan lain untuk mengetahui sistem mana yang paling efektif.

Anda harus mempertimbangkan kebutuhan akan perlunya sistem pelacakan waktu dengan penggunaan praktis sistem itu. Sebagai contoh, suatu konsultan perancangan akan mengalokasikan pekerjaan perancangan berdasarkan jumlah jam untuk pekerjaan itu karena studionya hanya akan mengerjakan tiga atau empat pekerjaan pada waktu yang bersamaan. Para staf yang bekerja pada perusahaan hukum harus menangani banyak kasus dalam satu hari; oleh karena itu satuan waktu sekecil 3 menit mungkin yang paling cocok. Jangan mencatat waktu sampai tingkatan rincian terkecil yang tidak perlu. Pertimbangkan kemampuan dan kebutuhan karyawan dalam menghitung waktu. Anda dapat memutuskan bahwa pekerjaan administratif dan sekretariat tidak harus membuat catatan waktu (artinya waktu dianggap sebagai sesuatu yang tetap, bukan variabel).

Anda perlu menunjuk seorang karyawan untuk bertanggung-jawab pada penerapan sistem pelacakan waktu di perusahaan anda. Dia juga akan bertanggungjawab untuk memasukkan data dan melaksanakan manajemen pada keseluruhan sistem itu. Dia juga harus berusaha agar setiap karyawan mengisi formulir isian atau memasukkan datanya sendiri ke dalam komputer. Orang yang anda pilih untuk melaksanakan tugas ini harus mempunyai karakter yang tegas dan tidak cepat putus asa. Anda harus memberikan dukungan penuh kepadanya. Orang ini bisa saja akuntan atau salah seorang manajer. Pelacakan waktu berhubungan erat dengan kemampuan untuk mengelola waktu. Perusahaan konsultan memadukan sistem pelacakan waktu dengan sistem manajemen waktunya.

b) Administrasi dan Pemrosesan

Pencatatan ke dalam Formulir Proses yang lazim adalah dengan membuat penomoran atau kode untuk setiap pekerjaan sebelum sistem digunakan. Setiap karyawan kemudian mencatat waktu yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaannya pada sebuah formulir yang berisi nomor pekerjaan dengan waktu. Laporan waktu ini dapat diserahkan setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan tergantung pada jumlah pekerjaan dan tingkat rincian yang diperlukan. Banyak perusahaan konsultan juga menggunakan formulir catatan waktu ini untuk mencatat surat-menyurat dan telepon kepada nasabahnya.

Pencatatan ke dalam Komputer Informasi itu kemudian harus diproses untuk menentukan nilai untuk setiap pekerjaan, dan seyogyanya ini dilakukan dengan komputer. Sistem yang canggih dapat digunakan oleh para karyawan untuk memasukkan catatan waktunya masing-masing langsung ke dalam jaringan komputer perusahaan. Ada juga sistem yang menggunakan timer yang mencatat waktu secara otomatis. Begitu juga, pengguna komputer dalam jaringan komputer perusahaan dapat masuk ke dalam program sistem pelacakan waktu dan memasukkan catatan waktunya sendiri ke dalamnya. Sistem seperti ini tentu saja membutuhkan investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan pelatihan. Terlebih lagi, setiap karyawan harus mau dan bisa menggunakan sistem itu, sesuatu yang tidak mudah terlebih lagi kalau jumlah karyawannya banyak. Sebuah perusahaan konsultansi kecil mungkin akan mudah menerapkan sistem ini.

Pemrosesan terpusat.Untuk perusahaan besar, pelacakan waktu paling baik dikoordinir melalui sebuah pusat administrator, misalnya manajer kantor, pemegang buku atau konsultan perusahaan. Sistem palacakan waktu dapat juga dihubungkan secara langsung dengan paket program akuntansi untuk keperluan penagihan, dengan menggunakan sistem berbasis kertas untuk memperoleh informasi dari para karyawannya. Administrator ini juga yang paling tepat untuk menjalankan sistem pelacakan nasabah (kalau ada), dialah yang secara khusus mempunyai otoritas untuk mengalokasikan proyek, kode nomor nasabah atau kode nomor pekerjaan. Kode nomor pekerjaan yang tercetak pada arsip dan formulir akan memudahkan karyawan mengisinya dengan tepat. Nama pekerja yang sudah tercetak dalam formulir juga dapat dibuat untuk keperluan catatan bulanan. Kalau ada beberapa jenis keahlian karyawan yang terlibat (misalnya, konsultan, peneliti, perancang), maka waktu mereka harus dicatat dengan tingkat upah yang berbeda-beda. Karyawan seringkali memerlukan petunjuk dan bimbingan untuk mengisi formulir. Ada baiknya dibuat buku pedoman untuk itu dan sering melakukan pertemuan untuk menjelaskannya supaya setiap karyawan dapat memahaminya dengan baik.

Memperkirakan waktu. Sebaliknya, kalau jumlah pekerjaan yang berbeda tidak terlalu banyak, membuat perkiraan kasar atas waktu akan memadai. Namun demikian, hal ini harus juga dilasanakan secara sistematis. Para karyawan harus mempunyai kebiasan untuk membuat perkiraan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya, sedikitnya secara mingguan. Cara lain yang praktis adalah dengan menandai waktu yang dihabiskan pada nasabah dalam arsip pekerjaan atau arsip nasabah. Ini dapat digunakan untuk menyusun tagihan setelah pekerjaan itu selesai.

Perangkat lunak computer. Sejumlah paket perangkat lunak komputer tersedia dan dapat membantu anda dan karyawan anda untuk melacak waktu yang digunakan mereka dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

Perangkat lunak bernama ‘Timesheet Professional’ adalah salah satu contoh sistem seperti itu. Masing-masing karyawan dapat menggunakan sistem ini sendiri-sendiri untuk mencatat waktunya atau hal itu dilakukan secara terpusat. Dalam program ini tersedia laporan pada monitor dan laporan tercetak. Perangkat lunak ini dapat mendukung perangkat lunak untuk manajemen proyek (misalnya Workbench) dan untuk membuat tagihan, sehingga dapat dipertukarkan di antara sistem itu. Produk lain yang unggul adalah sistem ‘Carpe Diem’.

Perusahaan Psion memproduksi berbagai jenis komputer saku yang menggabungkan organiser pribadi (misalnya catatan harian, buku alamat, kalkulator dan planner) dengan sejumlah kemampuan komputer standar termasuk word processing, spreadsheet, bahkan fax dan pemutaran nomor telpon otomatis. Psion memproduksi sejumlah perangkat lunak pesanan berdasarkan produk Psion Series 3a sebelumnya Perangkat lunak bernama Timebase dapat digunakan oleh beberapa orang sekaligus, adalah sistem pencatat waktu secara elektronik, yang dapat digunakan untuk mencatat waktu secara akurat, digabungkan dengan catatan biaya dan pengeluaran. Nomor referensi nasabah dan keterangan mengenai kegiatan mudah dicari dan pencatat waktu akan mulai mencatat secara otomatis segera setelah suatu pekerjaan dimulai. Bagian pencatat memungkinkan anda untuk melihat pekerjaan yang sedang dilaksanakan kapan saja anda mengingininya dan semua informasi dapat di download ke dalam jaringan komputer. Juga produksi perusahaan Psion, perangkat lunak bernama PsiTIME mengumpulkan catatan waktu, pengeluaran dan data biaya untuk dianalisis pada Psion atau ditransfer ke komputer lain (misalnya Sage Timeslips).

Banyak perusahaan yang menggunakan paket perangkat lunak yang dirancang khusus untuk keperluan perusahaan, misalnya perusahaan konsultan membutuhkan perangkat lunak yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam semua fungsi administrasi termasuk pelacakan waktu.

Download contoh Studi kelayakan Bisnis di : http://www.4shared.com/file/127810675/ae893887/SKB_VO_Resto__cafe.html

Bagi calon Investor yang berminat dapat menghubungi saya di email cukong_cute@yahoo.com / Hp 081325145356